CASA VIOLETA IPS SAS, es responsable por el tratamiento de los datos personales a los cuales tenga acceso a través del desarrollo de las actividades que comprenden su objeto social. Así mismo, es garante de la administración de las bases de datos en la cual se almacena dicha información. La presente Política de Tratamiento de Datos se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen y busca garantizar que CASA VIOLETA IPS SAS en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste. Por tanto, se pone en conocimiento por parte de CASA VIOLETA IPS SAS, a sus clientes, pacientes, colaboradores, proveedores y demás personas que suministren información personal a la Compañía, con el fin de dar efectivo cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la protección y el adecuado tratamiento de la información personal que la Empresa administra de terceros. CASA VIOLETA IPS SAS, restringe el tratamiento de datos personales sensibles al personal estrictamente indispensable. De igual manera solicita consentimiento previo y expreso a los titulares de los datos personales, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. 1. GENERALIDADES 1.1. CONSIDERACIONES El Gobierno Nacional a través de la Ley 1581 de 2012, expide el Régimen General de Protección de Datos Personales determinando que toda institución garantizará el pleno ejercicio del derecho de hábeas data. En desarrollo de las normas previstas para la protección de datos personales, Ley Estatutaria 1266 de 2008, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Resolución 839 de 2017 y su desarrollo jurisprudencial a través de sentencia C-748 de 2011, Sentencia T-176 A de 2014 y Sentencia T-758 de 2014. Como responsable del tratamiento de datos personales CASA VIOLETA IPS SAS garantiza, a los titulares de los datos personales, que el tratamiento se realizará de acuerdo con la política de protección de datos que se desarrolla en armonía con la normativa prevista para tal fin. CASA VIOLETA IPS SAS, a través de la prestación de servicios que comprende su objeto social, gestionará los datos personales de los titulares de acuerdo con los principios rectores del marco normativo. 2 1.2. OBJETO El objeto de la creación de esta Política de Protección de Datos es dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos o consultas y el adecuado tratamiento de la información de conformidad con las finalidades establecidas para éste, tal y como establece en la presente Política. Así mismo, CASA VIOLETA IPS SAS tiene por objeto asegurar la preservación y confidencialidad de la información de los pacientes, clientes, colaboradores, proveedores entre otros; la cual es recolectada con el objeto de la prestación de los servicios que enmarcan su objeto social de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 23 de 1981, el Decreto 1377 de 2013 y el Resolución 1995 de 1999, y siguiendo los lineamientos de la Ley 23 de 1981 y la Resolución 2546 de julio 2 de 1998 derogada por la Resolución 3374 de 2000. La Política de CASA VIOLETA IPS SAS define, entre otros, los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar y usar los datos personales de pacientes y clientes, entre otros, que se traduce en actuar con responsabilidad al momento de recopilar la información personal y proteger su privacidad, garantizar la confidencialidad de la información y demás datos personales; conforme lo señalado en la ley. 1.3. ALCANCE La presente Política se hará aplicable única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea en la actualidad CASA VIOLETA IPS SAS y de los que recolecte posteriormente en cumplimiento de las exigencias legales que disponga la ley para la obtención de datos personales de terceros. 1.4. DEFINICIONES AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento o de consulta según los servicios prestados. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 3 TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. DATOS ESPECIALES: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. RECLAMO: Solitud del titular de la información o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos por la ley RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. MENOR DE EDAD: Es todo niño, niña o adolescente (púber o impúber) cuya edad sea inferior a 18 años. TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 4 TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable. NORMATIVIDAD: Conjunto de normas, leyes y decretos que regulan una materia específica. Para el presente caso siempre se hará referencia a la regulación de datos personales. 1.5. PRINCIPIOS En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil doce (2012) por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores: PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, CASA VIOLETA IPS SAS se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos; deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por CASA VIOLETA IPS SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 5 PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: CASA VIOLETA IPS SAS está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. 1.6. DESCRIPCION DE LOS DATOS QUE HACEN REFERENCIA A LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS TITULARES Los datos personales de los titulares que se recogen en los diferentes servicios pueden incluir, pero no limitarse a: 1. Nombre y apellidos completos. 2. Tipo y numero de documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, pasaporte, cedula de extranjería, carné diplomático y PPT). 3. Lugar y fecha de nacimiento. 4. Edad, sexo, estado civil. 5. Ocupación. 6. Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono o celular. 7. Información clínica del paciente, medicamentos que recibe, diagnósticos, procedimientos quirúrgicos realizado, etc. 8. Datos de contacto de sus familiares, responsables o representantes legales. 9. Hábitos personales. 10. Su entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, ARL, Planes de Atención Complementaria, Medicina prepagada, Póliza de Salud, etc). 11. Información personal obtenida durante la revisión de sus peticiones o quejas. 12. Información personal brindada a través de encuestas, u otros instrumentos institucionales 2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD La política de tratamiento de información aquí expresada define, entre otros los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar y usar sus datos personales que se traduce en garantizar la confidencialidad de la información que se recibe de los clientes, pacientes, colaboradores y proveedores, conforme lo señalado en la ley y actuar con responsabilidad al momento de recopilar la información personal para proteger su privacidad. CASA VIOLETA IPS SAS, utiliza la información de sus clientes, pacientes, colaboradores y proveedores para asegurar la prestación de servicios enmarcados en su objeto social, cobrar ante las personas naturales o jurídicas responsables del pago, diligenciamiento del sistema de gestión, y en general para ser utilizados con la siguiente finalidad: • Realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios enmarcados en su objeto social. • Programación de citas. • Soportar la atención en salud brindada a los pacientes mediante el diligenciamiento completo, conservación y seguridad de la información en el Sistema de Gestión. 6 • Contactar a los pacientes y/o usuarios a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o electrónicos (como SMS, chat, correo electrónico y demás medios que así puedan considerarse). • Almacenar los datos contenidos en el Sistema de Gestión para el cumplimiento de los servicios prestados. • Respuestas solicitudes de mejoramiento, peticiones, quejas y reclamos. • Encuestas de satisfacción de los servicios y atenciones prestadas. • Actualización de datos y documentos de identificación. • Mantener una comunicación con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de CASA VIOLETA IPS SAS. • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes de Control, así como a las autoridades competentes que así lo requieran. • Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales. CASA VIOLETA IPS SAS no comparte esta información con ninguna persona ajena o no autorizada de acuerdo con la legislación y la jurisprudencia vigente; no obstante, podrá compartirse o suministrarse información con las autoridades judiciales o administrativas que en ejercicio de sus atribuciones legales lo soliciten o con autoridades sanitarias. 3. AUTORIZACIONES En concordancia con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de CASA VIOLETA IPS SAS, debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que CASA VIOLETA IPS SAS lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. CASA VIOLETA IPS SAS, al momento de solicitar al titular la autorización, informa de manera clara y expresa lo siguiente: a. El Tratamiento al cual son sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos. b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c. Los derechos que le asisten como titular. d. La identificación, dirección electrónica y teléfono del responsable del tratamiento. e. Forma de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. 3.1. EXCEPCIONES DE LA AUTORIZACIÓN CASA VIOLETA IPS SAS, para el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los mismos, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012: 7 a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 3.2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES De la autorización requerida para el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea permitido, CASA VIOLETA IPS SAS deberá cumplir con las siguientes obligaciones: a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. c. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles. En cumplimiento de la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales, al interior de la Empresa se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 3.3. MEDIOS PARA OBTENER Y OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: CASA VIOLETA IPS SAS, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales, la autorización de los titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de un Formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada. 8 3.4. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN Respetando los derechos de los titulares, CASA VIOLETA IPS SAS, pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales. 4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar la supresión de la información en caso de que no desee que repose en las bases de datos de CASA VIOLETA IPS SAS y así detener el tratamiento de los datos personales c. Solicitar a CASA VIOLETA IPS SAS, prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012. d. Tener conocimiento de las modificaciones a que dé lugar la mencionada información. e. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales f. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. g. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones de CASA VIOLETA IPS SAS, respecto de las disposiciones legales que protegen el tratamiento de datos personales. h. Tener fácil acceso a la base de datos de la que se hace cargo CASA VIOLETA IPS SAS, en aras de ejercer los derechos del titular de la información. i. Derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento de datos. j. Conocer cuál es la persona encargada de la entidad ante quien podrá proceder respecto de la información tratada. 4.1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES En el tratamiento de datos personales a cargo de CASA VIOLETA IPS SAS, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, por lo tanto, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, autorizado por normas jurídicas vigentes y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 9 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 3. Se tenga la opinión del menor de acuerdo a su madurez, la cual no tiene relación directa con su edad, sino con su grado de discernimiento. 4. Se cumpla con los requisitos de la ley para el tratamiento de datos personales, como la autorización, la finalidad, la explicación de los deberes y de los derechos de los titulares. 5. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización a CASA VIOLETA IPS SAS. 5. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 1. Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales. 2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. 7. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 8. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. 9. Informar al titular de la información el contenido de la presente Política de Protección de Datos a través de los medios idóneos para lograr su publicidad. 10. Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta, uso o acceso no permitido o fraudulento por parte de terceros ajenos a CASA VIOLETA IPS SAS. 11. Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello establece el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta. 12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores deban tener dicho acceso. 13. Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares. 10 14. Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012, con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio. 6. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA, RECLAMACIÓN, PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN, REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO 6.1. PROCEDIMIENTO Los titulares de la información, podrán exigir sus derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos personales registrados en las bases de datos, solicitando el acceso y consulta de su información personal a través de los siguientes medios: • Correo electrónico: [email protected] • Calle 19 # 5-30 Ofc 806 Edificio Bacatá de la ciudad de Bogotá D.C Para poder acceder a dicha información, CASA VIOLETA IPS SAS, realizará, previamente la solicitud dirigida al señor FERNANDO SANTOS MALLUNGO, quien hará verificación de la identidad del usuario solicitando confirmación de ciertos datos personales que reposan en la base de datos. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre sus datos personales y se podrá realizar cualquier trámite relacionado con los mismos En el caso en que el titular necesite realizar una consulta adicional o solicite que la información contenida en la base de datos de CASA VIOLETA IPS SAS, sea actualizada, rectificada, modificada o suprimida, o considere que hay un presunto incumplimiento en la protección de sus datos, éste podrá presentar una consulta/reclamo a través los medios dispuestos para tal fin. La consulta/reclamo elevado por un titular deberá, en todos los casos, presentarse por escrito y deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos: • Nombre y Apellido del titular. • Número de identificación del titular. • Datos de localización del titular: Dirección, celular y correo electrónico. • Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o petición. • Documentos que considere que soportan su consulta o petición. • Medio por el cual desea recibir la respuesta. • Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que permitan actuar en su nombre. • Firma del peticionario La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se 11 informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 6.1.1. CONSULTAS Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de CASA VIOLETA IPS SAS. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. 6.1.2. RECLAMOS El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CASA VIOLETA IPS SAS, señor FERNANDO SANTOS MALLUNGO, al correo electrónico: [email protected] o a la dirección: Calle 19 # 5-30 ofc 806 Edificio Bacatá de la ciudad de Bogotá D.C., y debe contener como mínimo los siguientes datos. • Nombre y Apellido del titular. • Número de identificación del titular. • Datos de localización del titular: Dirección, celular y correo electrónico. • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. • Documentos que considere que soportan su queja o reclamo. • Medio por el cual desea recibir la respuesta. • Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que permitan actuar en su nombre. • Firma del peticionario Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 12 2.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 6.1.3. PERSONA ENCARGADA DE ATENDER CONSULTAS Y RECLAMOS Las consultas y reclamos serán atendidas por el Señor Fernando Santos Mallungo, representante legal de CASA VIOLETA IPS SAS, de conformidad al procedimiento antes indicado. 6.1.4. PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN CASA VIOLETA IPS SAS, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la Empresa, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición. 6.1.5. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO El titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados. El titular tiene derecho a solicitar en todo momento, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: 1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos. 3. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. 4. Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CASA VIOLETA IPS SAS. 7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CASA VIOLETA IPS SAS REPRESENTADO POR: SR. FERNANDO SANTOS MALLUNGO 13 DOMICILIO: CALLE 19 # 5-30 OFC 806, EDIFICIO BACATA - BOGOTÁ D.C TELEFÓNO: 3113476542 CORREO ELECTRÓNICO: [email protected] 8. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS 8.1. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS: CASA VIOLETA IPS SAS, se reserva el derecho de modificar de manera parcial o total la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto dentro de los diez (10) días siguientes a su entrada en vigencia. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a CASA VIOLETA IPS SAS, el retiro de su información a través de los canales indicados en la presente política. 8.2. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Las bases de datos que administra CASA VIOLETA IPS SAS, en virtud de esta política y en las que se registran datos personales, tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras no se solicite supresión por el titular de la información y siempre que no exista un deber legal de conservar la información. 8.3. VIGENCIA DE LA POLITICA La presente política rige a partir de su publicación y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen expedido con anterioridad. Fecha aprobación y publicación: 02 de septiembre de 2024 Realizado por: Área Legal Aprobado por: Fernando Santos Mallungo- Representante Legal